上市公司要建立合規(guī)文化，制度永遠都不可能完美，永遠都有瑕疵存在，不可避免地有人會利用制度上的瑕疵做出違規(guī)行為，在這個時候，建立合規(guī)文化尤其重要。
“一個好的法律顧問，或者是一個好的董事會秘書，首先應(yīng)當對公司的情況了如指掌，包括公司的商業(yè)模式、公司的相應(yīng)產(chǎn)品以及公司的治理結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上，才有可能為公司提供一套量身定制的合規(guī)服務(wù)。”7月21日，在“中國首屆上市公司法律合規(guī)創(chuàng)新論壇”，華大基因董事會秘書兼總法律顧問徐茜女士如是說道。
徐茜的復(fù)合身份，讓她在看待上市公司合規(guī)問題時，具有超于一般人的全面視角。她認為，合規(guī)工作人員要對公司具有一種全局觀。
“你要講清楚公司的歷史沿革，要知道公司的架構(gòu)具備什么樣的資格，我們產(chǎn)品的特性和法律風險是什么。”徐茜表示，合規(guī)人員在應(yīng)對合規(guī)問題時，都要對合規(guī)問題進行初步評估，做到有的放矢。同時，合規(guī)工作是一個摳細節(jié)的工作，輕視細節(jié)的話，很可能一招不慎，即受到監(jiān)管處罰。她還特別強調(diào)，合規(guī)不是一個人一個部門的事，上市公司應(yīng)該建立合規(guī)文化，將合規(guī)精神根植于每一個領(lǐng)導(dǎo)和員工內(nèi)心。
應(yīng)對合規(guī)問題要做到有的放矢
做合規(guī)首先要了解公司可能面臨的相關(guān)風險，根據(jù)央企的風險管理指南，企業(yè)主要面臨五大類的風險：戰(zhàn)略風險、財務(wù)風險、運營風險、市場風險、法律風險。風險等級決定了是給紅牌、黃牌還是綠燈通行的指標。
如果面臨著刑事責任犯罪或行政處罰，公司的法務(wù)包括外部律師給到的建議，一定是給到一張紅牌，這個不能觸犯。如果只是涉及民事相關(guān)的風險，這個時候就可以跟業(yè)務(wù)部門去平衡，關(guān)于這個風險到底有多高，是給黃牌還是給綠色通行，我們會進行風險評估。企業(yè)的法務(wù)總監(jiān)不可能對所有的事情都只說而不去做，這并不是一個好的法務(wù)顧問。
平時大家運用到最多的就是人大頒布的相關(guān)法律，但企業(yè)在做合規(guī)的時候，還應(yīng)更多關(guān)注的是行政法規(guī)這個層面。徐茜表示，首先應(yīng)了解一下有哪些相關(guān)的行政機構(gòu)，以廣東省為例，加起來的行政機構(gòu)非常多，有五六十個，但不是每一個行政部門所頒布的行政法規(guī)都要作為公司合規(guī)的重點。法務(wù)人員要先了解自己所在的行業(yè)是什么行業(yè)，跟這個相關(guān)行業(yè)關(guān)系最密切的一個相應(yīng)的行政監(jiān)管部門是什么，不同的行業(yè)所面臨的合規(guī)的刑事風險不一樣。這也是企業(yè)法務(wù)的核心價值，懂行業(yè)，知道這些相關(guān)行業(yè)監(jiān)管的重點。
以醫(yī)療監(jiān)管為例，要先了解醫(yī)療監(jiān)管所面臨的重災(zāi)區(qū)是什么，以此決定應(yīng)關(guān)注哪些行政部門制定的相關(guān)法規(guī)。再比如反壟斷，首先要確定是哪個部門監(jiān)管的，是商務(wù)部、發(fā)改委還是工商總局，因為這三個部門所監(jiān)管的內(nèi)容有所側(cè)重，商務(wù)部主要是關(guān)于經(jīng)營者集中，發(fā)改委主要是跟價格相關(guān)的壟斷，跟價格無關(guān)的壟斷主要是由工商局進行管理。
除了日常的業(yè)務(wù)合規(guī)以外，一些大型優(yōu)質(zhì)企業(yè)還會面臨并購合規(guī)問題。要評估企業(yè)為什么需要去做境外的并購，主要的動因可能包括擴大海外的市場份額，規(guī)避稅收的貿(mào)易壁壘，獲得相應(yīng)的上市融資，只有明確企業(yè)的動因是什么，才能對這個并購是不是能夠成功有一個綜合客觀的評價。同時，根據(jù)行業(yè)的不同，企業(yè)并購所重點關(guān)注的區(qū)域也不一樣。
合規(guī)工作要摳細節(jié)
上市公司合規(guī)過程當中最容易出現(xiàn)的法律問題是涉及“三會”的召開。股東大會每年必須召開一次，年度股東大會必須在上半年召開，提前20天發(fā)通知，臨時股東大會須提前15天發(fā)通知。
徐茜表示，上市公司做合規(guī)一定要摳字眼，如果沒有摳字眼，細節(jié)做得不到位就可能違規(guī)。比如，“董事會每年要開兩次，監(jiān)事會也是兩次”，這個表述就是錯誤的。因為董事會每年至少開兩次，監(jiān)事會每六個月至少開一次，如果公司上半年開了這么多會，下半年沒有開會，也不合規(guī)，監(jiān)事會下半年也應(yīng)該開一次。
所以，法務(wù)人員在給上市公司提供法律服務(wù)的時候，千萬不能想當然。給上市公司提的所有的建議，必須找到相應(yīng)法規(guī)的來源，如果只是憑感覺，比如董秘來問法務(wù)我們開會怎么開，這個問題答錯了，很有可能公司就會被監(jiān)管處罰。
徐茜又列舉了一個細節(jié)：給董事會發(fā)會議通知的時候應(yīng)該發(fā)給誰？
“除了發(fā)給董事，還要發(fā)給監(jiān)事，開董事會的時候，監(jiān)事可以列席，所以在做上市公司合規(guī)的時候，一定要把細節(jié)落到實處，再怎么細心都不為過。”徐茜說，是不是把所有的法規(guī)吃透就不會出問題了？也不一定，實踐經(jīng)驗是非常重要的。
徐茜在論壇上分享了一個合規(guī)的案例，有一家公司在2016年6月8日準備發(fā)股東大會的會議通知。年度股東大會的會議通知須提前20天發(fā)，8日發(fā)通知，是不是29日就可以開會了？但這家公司開會的時間最后定在了7月4日。
“為什么？因為我們發(fā)出股東大會的通知，并不是按照上傳到交易所這個時間來計的。公司在8日晚上發(fā)出股東大會的通知，非常不巧趕上了端午節(jié)，9日媒體沒有見報，13日才見報，再加20天，整個6月就開不了這個會了。”徐茜解釋道，所以，把法律的條款都吃透并不代表以后就能做好董秘的職位，相應(yīng)實踐的經(jīng)驗也非常重要。有時候同行之間會開玩笑說，“董秘要懂《周易》”，要算日子開會，一定要把節(jié)假日的因素充分考慮進去。
上市公司要建立合規(guī)文化
在業(yè)務(wù)合規(guī)和監(jiān)管合規(guī)的雙重壓力之下，上市公司應(yīng)該怎么樣做好合規(guī)工作？徐茜有以下六點建議：
第一，企業(yè)的高層要率先做出承諾，企業(yè)高管必須把合規(guī)工作放在第一優(yōu)先的位置上，要把合規(guī)跟業(yè)務(wù)處在同等重要的情況下，甚至在某些情況下公司合規(guī)要優(yōu)于公司業(yè)務(wù)。
第二，公司要建立一整套風險識別跟評估機制，并且通過適當?shù)恼吒绦蚴沟蔑L險評估與識別同步落地。
第三，上市公司要對員工進行定期的培訓(xùn)，對相關(guān)的合規(guī)事項也需要有持續(xù)的監(jiān)督和報告機制。懲處機制的建立也非常重要，對違規(guī)人員要懲罰，對舉報人員也要進行一定的保護。
第四，公司要建立合規(guī)文化，制度永遠都不可能完美，永遠都有瑕疵存在，也不排除公司可能有人會利用一些制度上的瑕疵進行違規(guī)的事項。在這個時候，建立合規(guī)文化尤其重要，只有在健康土壤上成長的大樹才是健康的大樹。
第五，需要進行嵌入式合規(guī)，即使采取的大合規(guī)模式的公司，也不能只認為公司的合規(guī)是公司法務(wù)部、合規(guī)部或證券部的工作，合規(guī)的全體參與者應(yīng)該是公司的全部員工。合規(guī)部也要及時給員工進行相應(yīng)的培訓(xùn)，幫助他們樹立意識。
第六，還須建立起一套動態(tài)的監(jiān)管機制，包括事前的防范、事中的控制和事后的總結(jié)。
徐茜認為，上市公司只有重視合規(guī)，才能進一步增強上市公司的競爭力，贏在企業(yè)發(fā)展的未來。
（本文根據(jù)華大基因董事會秘書兼總法律顧問徐茜女士在“中國首屆上市公司法律合規(guī)創(chuàng)新論壇”上的演講整理） |
