“想想2015年，我剛來Festo大中華區(qū)負責財務(wù)管理的時候，每個月要發(fā)十多二十封郵件來提醒員工的報銷合規(guī)與及時性，真是不堪其擾。現(xiàn)在，一個月一封郵件都不用，員工自發(fā)營造了高合規(guī)性的企業(yè)文化和氛圍。而這`一切，都得益于跟SAP Concur的合作。”回想起過去幾年公司加強財務(wù)管理的過程，F(xiàn)esto大中華區(qū)首席財務(wù)官陳建成先生這樣感慨。
實際上，對于Festo這樣一家在大中華區(qū)超過2,000員工的跨國公司來說，文化氛圍的變化并不是一件簡單的事情。在多年前，F(xiàn)esto也曾經(jīng)試圖進行財務(wù)管控，但由于缺乏有效的工具支持，并沒有起到應(yīng)有的效果。在陳總看來，找到正確的伙伴，樹立正確的文化，是這幾年Festo財務(wù)管理工作的最大收獲。
從分散而龐大的財務(wù)報銷說起
Festo成立于1925年，總部位于德國埃斯林根，是自動化技術(shù)領(lǐng)域的全球領(lǐng)先廠商，也是基礎(chǔ)和高級工業(yè)自動化培訓的全球市場領(lǐng)袖。Festo 在中國的業(yè)務(wù)始于1985年，位于上海的亞太技術(shù)中心和大中華區(qū)解決方案中心為區(qū)域內(nèi)客戶提供定制產(chǎn)品和方案，為中國市場提供工廠自動化和過程自動化的氣動和電動技術(shù)及全面解決方案，主要服務(wù)于汽車、橡塑、電子和輕型裝配行業(yè)，食品包裝、水/污水處理以及生物技術(shù)/制藥等行業(yè)。目前在大中華區(qū)設(shè)有超過200個銷售辦公室和經(jīng)銷商網(wǎng)點，員工超過2,000人。
毫無疑問，如此分散而龐大的銷售網(wǎng)絡(luò)和員工體系給Festo中國以往的差旅和費用管理過程帶來了諸多挑戰(zhàn)。
首先，財務(wù)報銷都是分散在各個分公司，高分散度無法進行集中管理。需要投入大量的人力去核查差旅報銷，其中就涉及到貼發(fā)票、核查發(fā)票等流程，這不僅使得財務(wù)人員的工作效率難以提高，有效地實施財務(wù)管控也很有難度。
其次，由于缺乏關(guān)聯(lián)、高效的員工差旅和費用管理系統(tǒng)，財務(wù)人員看不到費用支出的流向以及這筆費用是如何消耗，所以財務(wù)人員需要花費大量時間和精力關(guān)注在審核開支是否合規(guī)。
最后，在分散的財務(wù)管理情況下，供應(yīng)商的選擇上也缺乏效率性和經(jīng)濟性。在沒有使用SAP Concur之前，F(xiàn)esto中國旗下各個分公司會與多個差旅方案提供商合作，這種分散化的合作方式不僅費時費力，更關(guān)鍵的是無法有效優(yōu)化供應(yīng)商成本。
陳總表示，在剛開始負責管理Festo大中華區(qū)財務(wù)部門的時候，“財務(wù)人員經(jīng)常要寫郵件去提醒員工費用報銷的規(guī)定。“這不僅非常占用財務(wù)管理人員的時間，員工也花上很多時間去提交費用報銷。
選擇SAP Concur，真是一拍即合
正是由于上述諸多挑戰(zhàn)，Festo中國迫切地需要找到一個能夠提供專業(yè)差旅和費用管理方案的供應(yīng)商。在測試了幾款產(chǎn)品并發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不理想之后，F(xiàn)esto中國將目光投向了全球，尤其是美國市場。鑒于SAP Concur的國際知名度和在美國市場的卓越表現(xiàn)，F(xiàn)esto很自然地遞出了橄欖枝，而經(jīng)過細致的測試應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)SAP Concur的產(chǎn)品和方案完全匹配Festo的財務(wù)需求。
在談到為什么選擇與SAP Concur合作的時候，陳總說，“這個過程其實一點也不復雜，關(guān)鍵就是滿足我們的需求。”
Festo中國從2013年正式使用SAP Concur，為了順應(yīng)全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型的潮流，到2015年又增加了SAP Concur商業(yè)智能分析功能模塊。關(guān)于數(shù)字化這樣一個宏觀趨勢，陳總從財務(wù)管理的角度發(fā)表了他的看法，”財務(wù)數(shù)字化的關(guān)鍵在于大數(shù)據(jù)應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)挖據(jù)來做更深度的財務(wù)分析，從而更準確、更好地管理員工的差旅，定制具體的費用政策和財務(wù)規(guī)劃。”
Festo中國在應(yīng)用過程中，公司財務(wù)管理團隊可以清晰地體會到SAP Concur帶來的三大價值：
首先，集中了費用和報銷的管理。公司對整個報銷流程的管控和透明度都有了很大的提升，總體報銷成本下降了6.5%。SAP Concur提供的大數(shù)據(jù)不僅幫助Festo更好地制定財務(wù)規(guī)劃，還可以有效地洞察并管理差旅費用，優(yōu)化企業(yè)成本。例如，F(xiàn)esto可以借助整合的大數(shù)據(jù)，與包括酒店在內(nèi)的諸多供應(yīng)商進行談判，進而選擇更合適的供應(yīng)商并獲得更優(yōu)惠的價格，有助于集中地管理并優(yōu)化成本。
其次，實現(xiàn)了優(yōu)化的財務(wù)分析。財務(wù)部門可以通過對員工花費的跟蹤和智能分析，來更好地優(yōu)化財務(wù)規(guī)范。比如，得益于SAP Concur統(tǒng)一的差旅及費用管理平臺，F(xiàn)esto可以借助大數(shù)據(jù)并結(jié)合員工差旅信息進行分析，具體知道在某地出差時一晚酒店的平均花費，并以此來制定標準。借助SAP Concur的實時數(shù)據(jù)，財務(wù)人員也可以看到，在一些展會或假期集中的特殊時期，酒店的花費會比平時高很多，所以財務(wù)部門在制定出差標準的時候會將這些因素進行綜合分析，使得Festo的財務(wù)政策更加靈活合理。
最后，讓員工的隱形開支無所遁形。通過高透明度和實時數(shù)據(jù)分享的差旅和費用管理方案，公司可以輕松發(fā)現(xiàn)報銷中的問題并找到原因，然后據(jù)此制定出相應(yīng)的管理方法，從而有效地促進了員工在差旅花費等方面更加規(guī)范。
總體看來，SAP Concur幫助Festo的財務(wù)人員減輕了工作量并顯著提升工作效率，讓他們有機會將更多的精力放在核心財務(wù)分析及管理等業(yè)務(wù)。與此同時，財務(wù)人員的人力分配也更有效率。“之前費用報銷分散在各區(qū)域的時候，需要幾十個員工來參與財務(wù)的審核和處理，在應(yīng)用了SAP Concur解決方案之后，今天負責Festo大中華區(qū)2,000多人的差旅費用和報銷處理工作的正式員工只有一個人，其他財務(wù)人力資源可以投放在更多財務(wù)分析的工作上。”陳總?cè)绱烁锌馈?/span>
當員工都自覺遵守，合規(guī)性文化就形成了
從經(jīng)濟效益，人力資源，企業(yè)成本還有設(shè)計流程等各個方面看，SAP Concur都發(fā)揮了很顯著的作用。但對陳總來說，SAP Concur給Festo中國帶來的高合規(guī)性企業(yè)文化才是最難能可貴的。
自從使用了SAP Concur，過去隨意的出差預訂和報銷情況已經(jīng)不復存在了。對于Festo的員工來說，全自動的流程在給員工帶來便捷出行的同時也在無形中給他們提出了更高的規(guī)范性要求。現(xiàn)在，F(xiàn)esto財務(wù)報銷的合規(guī)性和優(yōu)化性都達到了一定的程度，費用和報銷的高合規(guī)性已經(jīng)變成Festo企業(yè)文化的一部分。除此之外，公司費用報銷的審批和流程更加簡便，因此員工的滿意度也得到提高。
談及接下來的規(guī)劃，陳總表示，“我們還會繼續(xù)加強財務(wù)管理和控制，為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展保駕護航。與此同時，F(xiàn)esto希望與SAP Concur有更加持續(xù)的合作，如果SAP Concur之后有新的產(chǎn)品，我們也非常愿意去嘗試，從而給我們的財務(wù)管理工作創(chuàng)造更大的價值。”
關(guān)于SAP Concur
在過去的二十幾年中，SAP Concur為所有規(guī)模和發(fā)展階段的企業(yè)提供了超越自動化，完全互聯(lián)，涵蓋差旅、費用、對公支付、支出、合規(guī)性和風險的支出管理解決方案。SAP Concur的全球?qū)嵺`經(jīng)驗和業(yè)界領(lǐng)先的創(chuàng)新性，使其能為客戶提供節(jié)省時間的工具、前沿技術(shù)以及互聯(lián)數(shù)據(jù)，并構(gòu)建涵蓋眾多伙伴和應(yīng)用的差旅生態(tài)圈，從而幫助客戶始終在市場上搶占先機。SAP Concur操作簡單并貼合業(yè)務(wù)需求，還能為客戶提供許多業(yè)務(wù)洞察，從而幫助企業(yè)客戶降低管理的復雜性，更清晰地觀察支出情況，以便于他們開展更具前瞻性的費用管理工作。 |
